ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

КАЧЕСТВО РАБОТЫ: 80%

ПЛАН

Введение

Программные средства обеспечения сохранности электронных документов:

Антивирусные программы. Способы предотвращения заражения компьютера вирусами.

Программы, позволяющие избежать проблемы при работе компьютера.

Обработка и работа с электронными документами в системе делопроизводства:

Размещение информации в памяти компьютера.

Хранение информации. База данных.

Поиск документа.

Регистрация документа.

Контроль за исполнением.

Пароль.

Заключение

Сегодня все больше документов и важных данных создаются в компьютере и хранятся в электронной форме. Восстановление данных в случае их утери может потребовать значительных денежных временных затрат, если вообще окажется возможным. О сохранности данных следует позаботиться заранее. Использование несложных средств и процедур занимает немного времени и обеспечивает сохранность документов.[1]

Одно из важных условий безопасного хранения данных – наличие на компьютере вспомогательных программ для своевременного обнаружения проблем, которые могут возникнуть на компьютере сотрудника (пользователя). Это антивирусные программы и программы диагностики.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют лечение зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда проникнув на один компьютер вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

• нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);

• дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;

• документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами.

Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дискетах, а в небольших фирмах им чаще всего является секретарь, должен первым делом, получив дискету, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами.

Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети, - программно (на уровне BIOS) отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку дискет на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия – сотрудники не будут устанавливать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям рабочего времени.

Если вам приносят документы на дискетах или вы работаете с электронной почтой – вы не застрахованы от заражения вирусом. Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ. Наиболее известные отечественные программы – фирм «Диалог-Наука» (Aidstest, Doctor Web, ADinf) и «Ками» (AntiViral Toolkit Pro), из зарубежных – Norton AntiVirus фирмы Symantec.

Максимальную защиту от вирусов, переносимых на загрузочных секторах дискет, обеспечивают антивирусные программы, включающие в себя резидентный монитор – программу, автоматически запускаемую в момент включения компьютера и отслеживающую все обращения к дискетам и файлам (AntiViral Toolkit Pro 3.0; Norton AntiVirus 4.0). Эти программы обнаруживают вирусы в момент обращения к дискете и позволяет сразу же их удалять или лечить зараженные файлы. Даже если сотрудник вставил зареженную вирусом дискету в компьютер и не запустил антивирусную программу, все равно вирус будет сразу же обнаружен и обезврежен.

Для максимальной безопасности компьютера рекомендуется периодически запускать антивирусную программу для проверки всех дисков компьютера либо только тех, в которые помещаются вновь поступающие документы. Такая проверка может запускаться как вручную, так и автоматически. Команда запуска AntiViral Toolkit Pro для этого помещается в папку Автозагрузка. Параметры проверки при этом задаются заранее заданной конфигурацией и параметрами командной строки. Компьютер в этом случае проверяется каждый раз при включении. Аналогичная программа – Norton AntiVirus включает в себя модуль Schedule, позволяющий запускать программу с заданной периодичностью в удобное пользователю время.

В общем, вирусы «совершенствуются», совершенствуется и антивирусная защита, поэтому необходимо постоянно использовать свежие версии антивирусной защиты.

Работа других вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения. Для предотвращения сбоев существуют специальные вспомогательные программы – утилиты.

Рассмотрим несколько программ, позволяющих избежать проблем при работе компьютера:

Norton CrachGuard 3.0;

Norton Utilities 2.0 rus;

Norton Uninstaller.

Norton CrachGuard является наиболее простой в использовании, но одной из самых нужных программ. Эта программа автоматически запускается при включении компьютера и работает в фоновом режиме. Она активизирует «зависшую» программу и сохраняет при этом данные или документ, с которым ведется работа, а также позволяет закрыть программу, давшую сбой, не прибегая к перезагрузке компьютера.

Версия Norton CrachGuard Deluxe включает в себя модуль Auto Check (System Check), осуществляющий комплексный анализ состояния компьютера, включая проверку на наличие вирусов и поиск возможных проблем, связанных с работой жесткого диска и программного обеспечения.[2] В случае обнаружения ошибок программа может либо сама произвести необходимые исправления, либо предложит проделать это пользователю. Рекомендуется отключить автоматическое внесение изменений, т.к. Auto Check предполагает, что все программы используют только задокументированные функции Windows. Некоторые программы делают запись в системном реестре, которые воспринимаются Auto Check как ошибочные. На самом деле наличие этих записей может проверяться при запуске программы и быть необходимым для её работы (например, некоторые в реестре являются для программы FineReader свидетельством легальности её приобретения). Поэтому следует вносить исправления, предложенные программой, только в том случае, если вы точно знаете, что делаете. В противном случае обратитесь к поставщику программы или в подразделение информационного обеспечивания Вашей организации.

Некоторые дополнительные возможности, обеспечивающие более безопасную работу с файлами, уже встроены в Windows 95. Так, если Вы поспешили удалить файл, но вспомнили, что он ещё нужен, необходимо учитывать, что компьютер не производит необратимого удаления файлов, а только помечает занятое файлом место на диске как свободное. Поэтому если после удаления файла не проводилась запись информации на диск, вероятность восстановления файла специальными программами типа undelete достаточно велика.

В Windows 95 файлы не уничтожаются, а перемещаются в специальный каталог («корзину») и хранятся в течение времени, определяемого наличием свободного места на диске. Поэтому вовремя спохватившись, удалённый файл можно вернуть, просто открыв «Корзину» на рабочем столе. Ещё большие возможности по защите файлов предоставляет утилита (вспомогательная программа) UnErase из комплекта Norton Utilities for Windows 95.

Собственно Norton Utilities представляет из себя интегрированный набор программ (модулей), обеспечивающих диагностику и обслуживание компьютера. Norton System Doctor, работая в фоновом режиме, отслеживает состояние компьютера и периодически проводит его диагностику, включая проверку на наличие вирусов, выдавая рекомендации и запуская при необходимости соответствующие программы.

Наиболее часто используемые – Norton Disk Doctor – для диагностики неисправностей жёсткого диска или дискет и Speed Disk – для оптимизации размещения файлов и каталогов на жёстком диске компьютера. Русская версия Norton Utilities 2.0 включает также и другие программы, позволяющие восстановить работу и осуществлять диагностику компьютера:

Rescue Disk – для создания аварийных дискет, позволяющих восстановить работу компьютера в случае серьёзных сбоев;

Image – для создания «образа» жёсткого диска путём копирования его наиболее важных участков (эта информация используется при восстановлении системы);

Disk Editor – для просмотра и исправления информации жёсткого диска на физическом уровне;

UnErase Wizard – для восстановления потерянных или стертых файлов;

Space Wizard – для выявления ненужных файлов и освобождения места на жёстком диске;

Norton File Compare – для сравнения двух версий одного и того же файла;

Norton Registry Tracker – для отслеживания всех изменений, которые работающие или устанавливаемые на компьютер программы вносят в основные конфигурационные файлы операционной системы;

Norton Registry Editor – для редактирования реестра Windows 95;

Norton Diagnostics – для диагностики аппаратных средств компьютера;

System Information – для получения подробной информации о компьютере, включая использование памяти, жёсткого диска и соединение с Internet.

При наличие модема LiveUpdate позволяет обновлять базу данных о известных вирусах и получать обновления и исправления программы.[3]

Часто сбои в работе компьютера связаны с недоработками в программном обеспечении или с некорректным взаимодействием установленных на компьютере программ между собой. Существуют тысячи программ, многие из которых предоставляют те или иные дополнительные возможности по работе с текстами, графикой, с Internet, настройке компьютера и т.п. Однако никогда нельзя быть уверенным, что новая программа всегда будет работать с уже имеющимися на компьютере. Какой же из этого вывод? Не устанавливать на компьютер новых программ сверх необходимого.

Чем программ будет установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же Вы всё таки решили установить новую программу, пользуйтесь специальными программами для мониторинга инсталляции новой программы и в случае необходимости – корректного её удаления. Существует ряд подобных программ – Quarterdesk CleanSweep, Fixit, Norton Uninstall Deluxe фирмы Symantec. Рассмотрим принцип работы таких программ на примере последней, используемой как в Windows 95, так и Windows NT.

Наиболее актуальная функция этой программы – InstalGuard. Эта функция позволяет отслеживать весь процесс инсталляции (установки) новой программы на компьютер с созданием резервной копии всех перезаписываемых (изменяемых) файлов и записей в системном реестре. К другим функциям Norton Uninstall относится возможность удалять программы с компьютера, перемещать на другой диск (папку), копировать на другой компьютер или архивировать. Перечисленные операции в операционной системе Windows 95 или Windows NT невозможно выполнить простым удалением, перемещением или копированием папок с той или иной программой. Это связано с тем, при установке многие программы необходимые для их работы файлы в разные папки Windows, а также заносят сведения о месте положения файлов в системный реестр и другие файлы настройки (ini – файлы). Программа Norton Uninstall отслеживает место положение всех необходимых для работы программы файлов и вносит, при необходимости, исправления в системный реестр и другие файлы.

Norton Uninstall также позволяет находить редко используемые или одинаковые файлы, находящиеся в разных папках, и избавляться от них, освобождая место на жестком диске.

В конечном счёте, для обеспечения нормальной работы компьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимающих минимум времени:

Чтобы не допустить заражения компьютера вирусами, в фоновом режиме должна всё время работать антивирусная программа.

Каждая дискета, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединённого файла, должны быть сразу же проверены на наличие вируса.

Сохраняйте результаты своей на сменном носителе.

Периодически выполняйте дефрагментацию жёсткого диска (Defrag из комплекта Windows 95 или Speed Disk из Norton Utilities) и ежемесячно запускайте программы диагностики, обнаружения и устранения неполадок.

Для освобождения места на жёстком диске пользуйтесь специальными программами.

Однако важно не только создать аппаратное обеспечение сохранности электронных документов и использовать его, но не менее важно уметь обрабатывать и работать с этими документами в системе делопроизводства, что позволяет делопроизводителю эффективно работать и обеспечивать качество своей работы, а также обеспечить их сохранность.

Так это касается размещения информации в памяти компьютера. Целесообразно представлять каждый документ как самостоятельный файл. Имя файлу лучше давать по типу документа и его порядкового номера, например, pismo1; akt5; protok12; spravk3 и т.д.

Систематизацию документов осуществляют с помощью каталога. Он позволяет структурировать поток информации, предотвращая хаотичное размещение документов.

В каталоге (директории) не могут существовать два файла с одинаковыми именами (один документ – один файл). Удобнее придерживаться правила – имя файла не должно превышать восьми символов (без включения пробелов и специальных символов), т.к. файл с таким именем может быть запущен в любом редакторе без ограничений.

Периодическая ревизия каталогов документов помогает сортировать и своевременно освобождаться от устаревших и ненужных. Документы, не использующиеся в текущей работе следует сбрасывать в архив. В качестве архива можно использовать жёсткий диск, дискеты, стример.

Следует помнить, что хранить информацию целесообразно на носителях, предназначенных специально для этой цели. В этом случае значительно снижается вероятность потери информации по вине активно работающих пользователей и порчи устройств.

В электронный архив документ  отправляют сразу по завершении его в делопроизводстве. Архивом служит баз данных – это хранилище информации в систематизированном виде. Периодически базу данных сортируют по столбцам, т.е. выстраивают данные в определённой последовательности, например временной, что очень важно в делопроизводстве. Базу данных можно использовать для формирования личных дел, а также для формирования номенклатуры дел на основе табличного редактора Excel.

После того, как все документы за истёкший год будут исполнены, базу данных используют только для справочной работы. База данных может быть переписана на любой архивный носитель, например, стример, если информацию используют редко. В случае постоянной работы с информацией лучше применять устройства со сменными дисками. К ним относятся:

Jaz drive (10000 Мб), Zip drive (100 Мб), CD-Record (650 Мб – однократность записи исключает случайное или умышленное стирание информации).

Известно, что документы различаются по своей ценности, а значит и сроком хранения. Все сроки хранения, принятые в традиционном, бумажном делопроизводстве, действительны и для электронных архивов. Присущая электронному хранению – лёгкость создания копий здесь очень удобна. Однако для документов постоянного срока хранения (например, приказы по основной деятельности) и долговременного (например, приказы по личному составу) используют совместное хранение – оригиналов на бумажной основе и копий в электронных архивах.

При составлении номенклатуры дел особо помечают срок хранения документа в соответствии с данными в специальных справочниках.

Правильное хранение документа должно не только обеспечивать ему целостность, но и быстрый поиск.

Найти документ можно с помощью Norton Commander. В Windows для этого применяют Диспетчер Файлов.

В электронную регистрационную карточку на каждый документ вносят разные данные: регистрационный и валовый номер, дату, вид документа, заголовок, краткое содержание, ключевые слова, имя автора, объём, имя исполнителя и т.д. По этим данным документ может быть скоро найден. Автоматизированная система регистрации и контроля сокращает время на поиск документов, поэтому входящие документы регистрируют в день поступления.

Традиционный способ регистрации документов – запись данных о документе в журнал. И хотя основным принципом организации регистрации документов является однократность, журнальная система не исключала многократной регистрации документов в различных структурных подразделениях. При этом не всегда было просто найти документ. Пришедшая на смену журнальной – карточная система регистрации не решила всех проблем. Зачастую на каждый документ заполнялось от 2-х до 5-ти экземпляров карточек. Формирующиеся при этом картотеки были достаточно громоздкими, что затрудняло поиск документа и в этом случае. Компьютер же предоставляет пользователю электронный вариант картотеки – базу данных. Поиск документа осуществляется по любому поисковому признаку, заложенному при регистрации. При регистрации документа заполняют регистрационную карточку на экране компьютера, и регистрационный номер ставят на сам документ в штамп с отметкой о получении документа, указывают также название организации, дату получения, порядковый и регистрационный номер (рис.1).

АО «Дионис»

00.00.99. №_______

рег.№_______

Рис.1 Образец штампа.[4]

Давая в базе данных характеристику документа, на экране компьютера заполняют следующие поля записей:

Дата получения;

Регистрационный номер;

Подразделение;

Корреспондент;

Дата документа;

Номер документа;

Количество листов;

Количество листов приложений (если есть);

Вид документа;

Краткое содержание.

Электронная карточка также должна отражать «Сведения о движении документа», т.е. переход документа от исполнителя к исполнителю (рис.2)

Рис.2 Образец сводной формы получения документа исполнителями.[5]

Информация в полях записей может быть использована для поиска документа.

К разряду нерегистрируемых документов относятся: рекламные извещения, плакаты, листовки, прейскуранты (прайс-листы), поздравительные письма, телеграммы, приглашения, программа семинаров, совещаний, конференций, печатные издания (книги, журналы); пакеты с пометкой "Лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, документы и информационные материалы, присланные для сведения.

Сформированный документ сразу должен быть включён в систему делопроизводства по исходящим документам.

При регистрации документа на основе базы данных в электронной карточке заполняют рабочее поле в графе "Срок исполнения (Контрольная дата)". Это автоматически ставит документ на контроль. Так существуют следующие этапы контроля:

Текущий контроль - предусматривает ежедневные сведения о документах, срок которых истекает.

Предупредительный контроль - предупреждение о необходимости исполнения документа за 2-3 дня.

Итоговый контроль - обобщает результаты по исполнению документов отдельными сотрудниками, подразделениями и всей организацией.

Такой аналитический материал позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих в ней сотрудников и быстро давать справки аналитического характера по разнообразным вопросам.

Целесообразно разработать ряд типовых справок-отчётов, создаваемых в автоматическом режиме, например, справка об отправленных документах, справка о поступивших документах, справка о документах, с которыми работает тот или иной исполнитель, справка о неисполненных документах и т.д. Такая система помогает руководству контролировать работу с деловыми бумагами в организации, а также исключить случаи потери документов.

Если о программных средствах обеспечения сохранности электронных документов можно говорить как об этапе компьютеризации делопроизводства, а об обработке и работе с электронными документами в системе делопроизводства - как о самой работе делопроизводства на компьютере, то такой способ сохранности электронных документов как пароль можно включить как в первое, так и во второе определение.

Задача пароля служить защитой от случайного или намеренно-нежелательного (злоумышленного) доступа к информации на компьютере. Он может быть задан на аппаратном и программном уровне. В этом случае без пароля компьютер не запускается. Паролем можно защищать также документы при работе в WinWord.

В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объёмов документооборота – значительно сократить стоимость хранения за счёт сокращения занимаемых под архив площадей.

Особенно заинтересованными в компьютеризации делопроизводства должны быть руководители организаций, т.к. она даёт сосредоточение информации в форме, удобной не только для работы делопроизводителя, но и для анализа её руководством. В любой момент руководитель организации может получить по компьютеру любую деловую информацию, касающуюся документационного обеспечения управления.

Литература:

Журнал "Секретарское дело" №2 за 1998 г.

Павлюк Л.В. , Воробьёв Н.И. "Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере"

Для заметок

РАБОТА ДОБАВЛЕНА В КОЛЛЕКЦИЮ: 10 ДЕКАБРЯ 2002