Ю. О. Гринева, аспирантка кафедры теории и экономики СМИ факультета журналистики МГУ имени М. В. Ломоносова. E-mail: gggrisha@mail.ru

Изменения в мире технологий влекут за собой неизбежные перемены в структурах редакций и самих принципах работы с информацией. На российском рынке приобретает вес тенденция внедрения в производство редакционно-издательских систем управления содержанием. Подобная технология позволяет создать наглядный и полностью контролируемый конвейер прохождения материалов по редакции, увеличить производительность труда и значительно сократить время выхода издания в печать. Редакционная система помогает традиционным медиа перестроить свой бизнес под условия новой, цифровой, медиасреды.

Ключевые слова: управление редакцией, программное обеспечение, редакционно-издательские системы, инновации, автоматизация.

Changes in the world of technologies involve inevitable changes in structures of editions and principles of work with the information. In the Russian press market gets weight introduction in manufacture editorial-publishing content management systems. These systems make it possible to research, organize and keep content movement on edition in a mode of real time. It helps all editorial staff avoid redundant work and get the job done faster. The system helps traditional media to transform there business to conditions new, digital, media environments.

Key words: editorial management, software, editorial-publishing systems, innovation, automation.

Поддается ли автоматизации журналистский труд? Редакция газеты сегодня - это полноценное экономическое предприятие, производящее содержание. В любом производстве автоматизация рабочих процессов позволяет значительно экономить ресурсы.

В процессе создания СМИ высокой значимостью обладают две его составляющие - творческая (непосредственно создание содержания) и технологическая (его переработка, оформление и упаковка). Первую, безусловно, автоматизировать нельзя - качественные тексты не создаются роботами по шаблонам. А вот саму технологию производства можно усовершенствовать до бесконечности.

Одним из действенных инструментов для повышения эффективности рабочих процессов являются редакционно-издательские системы управления контентом (содержанием). Как правило, они представляют собой некую надстройку над используемым программным обеспечением. Рабочие места объединяются при помощи программы, которая устанавливается на сервер, где хранятся все рабочие файлы. Благодаря этому у коллектива появляется возможность совместно работать с документами и управлять перемещениями материала по всей цепочке производства. Обычно такие программы охватывают все операции - начиная с написания текста и заканчивая версткой и сдачей макета в печать.

Система дает возможность в реальном времени получать информацию о прохождении и степени готовности всех используемых в работе материалов или макетов, возможность просмотра содержания на любом этапе, сохранения версий документов и внесения правки на любой стадии работы. Происходит это благодаря тому, что все составные части газетной полосы (текстовый материал, заголовок, рисунок, фотография, рекламный модуль) рассматриваются как отдельные объекты, которым присваиваются определенные свойства. На сдающиеся в систему статьи можно выставлять права доступа, можно видеть степень готовности материала (читка корректуры, верстка и т.п.), авторство, срок сдачи.

Таким образом, редакционно-издательская система (РИС) - это программа, объединяющая компьютеры сотрудников редакции для осуществления коллективной поточной работы, что дает возможность контролировать производство газеты в режиме реального времени.

Установка системы - это серьезное стратегическое решение для издателя, требующее значительных материальных вложений, сил и времени. Большинство игроков российского рынка СМИ не готово идти на такие траты, поскольку еще не осознает всех преимуществ и возможностей РИС. Вместе с тем именно с РИС происходит экономия на редакционном производстве. Так, по мнению специалистов компании "Инкор-М" (распространение и обслуживание средств печати) расходные материалы для средств редакционной печати экономятся минимум на 30-40% при введении РИС-автоматизации.

Обзор рынка РИС в России

Когда речь идет о дорогих программных продуктах, вполне логично, что одни компании разрабатывают их с целью продажи, в промышленных масштабах, другие, обходя лишние траты, пишут "копии" для собственных нужд. В России активная деятельность "самописцев" РИС началась около пятнадцати лет назад. Наиболее удачные разработки по автоматизации редакции были сделаны в "Коммерсанте" и киевской газете "Сегодня". Постепенно сотрудники этих изданий уходили, забирали знания с собой и развивали, каждый по-своему. Статистических данных по таким системам нет.

По подсчетам компании "Терем"¹, занимающейся интеграцией решений для газетного бизнеса, сегодня в Москве существует от 20 до 50 инсталляций "самодельных" РИС и огромное количество систем, работающих исключительно в "своей" редакции.

Коммерческие редакционные системы, предназначенные непосредственно для продажи, появились в России в 1996 - 1997 годах. ИД "Семь дней" и почти одновременно "Комсомольская правда" установили на свои компьютеры "Кварк Паблишинг Системс" (Quark Publishing Systems (QPS)), разработанную американской компанией "Кварк". Впоследствии с этой системой стали работать "Независимая газета", "Афиша", ИД "Родионова", "Московские новости" и некоторые другие крупные издания.

Сегодня "Кварк Паблишинг Системс" постепенно отживает себя, так как является одной из самых простых. Есть и еще один момент: система была разработана под программу верстки "КваркЭкспресс" (QuarkXPress), а сегодня редакции все чаще переходят на более удобную - "Адоб ИнДизайн" (Adobe InDesign).

Как раз с последней программой интегрируется система "К4 Паблишинг Систем" (К4 Publishing System (K4)), разработанная немецкой компанией "СофтКеа" (SoftCare). Система достаточно популярна в России, сегодня установлена во многих крупных изданиях. Например, с ней работают газеты "Ведомости", "Известия", "РБК-Дейли", "Жизнь", "Гудок", "Деловой Петербург", ИД "АБАК-ПРЕСС", издательство "Семь Дней" (перешло на эту сиситему). К4 достаточно проста, в ней отсутствует соединение с программами планирования, с бухгалтерией. С другой стороны, по сравнению с другими РИС, разработанными под платформу "Адоб", установка К4 обходится дешевле.

На нашем рынке РИС присутствует и российская коммерческая разработка - "Инпринт Контент" (InPrint Content). Система самая простая и недорогая, поэтому по большей части установлена в небольших редакциях Московской области.

Несколько инсталляций имеют в России "Скуп Эдиториал Систем" (Scoop Editorial System) - шведского разработчика "Скуп Паблишвеа" (Scoop Publishware) и "ВудВин Смарт Коннекшн" (WoodWing Smart Connection) - производства голландской компании "ВудВин Софтвеа" (WoodWing Software).

Также на нашем рынке появилась более сложная система "Престиж" (Prestige) британской компании "АТЕКС" (АТЕХ). Она ориентирована на мультимедийные холдинги с разными типами доставки контента до потребителя: и бумага, и веб, и мобильные устройства (установлена в компании "Медиа3"). Цена установки "Престиж" заметно превышает предложения конкурентов, что тормозит ее проникновение на российский рынок.

_______________

¹ www.terem-media.ru

Рассмотренные нами РИС могут решать совершенно разные задачи. Если вкратце, то преимущества системы более высокого уровня следующие: возможность планирования издания; система планирования ресурсов; расширенная поддержка региональных версий; возможность планирования размещения и контроля рекламы; система каталогизации, хранения и пакетной выдачи информации.

Три пути внедрения системы в жизнь редакции

При установке системы управления контентом существует три пути: покупка у поставщика готового решения, заказ разработки эксклюзивной системы на стороне и разработка РИС силами собственной редакции. Каждый вариант имеет и черную, и белую сторону для издателя. Подчас мониторинг ситуации в редакции, необходимый для принятия решения, занимает намного больше времени, чем установка самой системы. Итак, рассмотрим все три варианта подробнее.

Первый предполагает покупку уже готовой системы. Положительные стороны этого варианта решения проблемы заключаются в том, что риски вполне контролируемы; апробация системы (прошедшая уже во многих редакциях) подтверждает ее надежность; появляется возможность объединять систему с другими взаимосвязанными программами от производителя и с подходящими платформами. Минусы состоят в высокой стоимости приобретения и владения, отсутствии комплексного решения и необходимости доработки.

Следующий вариант - заказ у специалистов разработки эксклюзивной системы непосредственно под нужды собственной редакции. Разрабатывать такую РИС оказывается относительно недолго, поскольку над проектом работает большая команда программистов. Однако стоимость этого варианта достаточно высока, да и значительная часть таких проектов провальна. Есть и еще один неприятный момент - происходит утечка знаний из компании и появляется большая зависимость от разработчика.

Последний вариант - разработка системы силами собственной редакции. В этом случае достигается максимально точное соответствие требованиям компании, появляется возможность масштабируемости проекта и управляемости им, закладывается перспектива для долгосрочной работы. Цена последнего варианта установки системы невысока. Однако скорость такой разработки оказывается значительно ниже двух предыдущих вариантов. Самой известной РИС из этой категории является, пожалуй, "Коммерсант-Редакция 2.0", разработанная ИД "Коммерсант". Система охватывает процесс издания номера, а также интегрируется с бизнес-приложениями по приему и размещению рекламы, управлению подпиской и розницей.

Конечно, выбор пути приобретения системы еще не означает ее успешной установки. Программу нужно настроить, определить технологию работы, провести обучение персонала. Сроки внедрения составляют от нескольких недель до двух месяцев.

Сегодня необходимость установки редакционно-издательской системы наиболее заметна в ежедневных газетах, где за день через редакцию проходит большое количество материала или же в издательских домах с большим количеством выпускаемых изданий.

Рассмотрим опыт внедрения системы в деятельность крупной деловой ежедневной газеты тиражом 60 тысяч экземпляров.

Опыт одного внедрения

Для выявления недостатков в работе редакции столичного делового ежедневного издания автором работы было проведено исследование о порядке прохождения номера в печать. Из секретариата, места, через которое так или иначе проходят все редакционные процессы, на протяжении двух недель велось непрерывное наблюдение за движением контента по редакции.

В качестве основного инструмента был выбран хронометраж рабочих процессов, находящихся в зоне ответственности выпускающих бригад. Процесс сдачи номера фиксировался в рабочих таблицах исследования, отражающих все этапы работы газеты:

- поступление готового текста от журналистов на корректуру;

- возвращение текста службами проверки в работу верстальщику;

- выход от верстальщика первого варианта полосы для проверки;

- проверка полосы редактором и корректурой;

- внесение исправлений и выход полосы на подпись для отправки в типографию.

Исследование позволило выделить следующие основные проблемы в функционировании механизма редакции:

1. Создание материалов "с колес", их несвоевременная сдача выпускающей бригаде. Несоблюдение существующего в редакции плана-графика выпуска газеты. Произвольное время сдачи материала и сложность контроля времени сдачи.

2. Непонимание журналистов, что тексты необходимо сдавать "в размер". Общая иллюзия, что любой по объему текст можно поставить на любое место в полосе.

3. Одновременная сдача полос и текстов на читку в корректуру, что приводило к путанице в работе службы. Некоторые тексты терялись, некоторые уходили без правки. При этом из-за общей неразберихи увеличивалось количество отработанных впустую человекочасов. Расходные материалы, такие как тонер для принтера, в такой ситуации редакции потребляют в неэкономных промышленных масштабах.

4. Одновременная верстка нескольких полос. Столпотворение редакторов отделов за спиной у верстальщика с целью сокращения текстов.

5. Выход большинства полос в последние два часа работы газеты в режиме практической неуправляемости.

6. Неотлаженные коммуникации внутри выпускающей бригады.

7. Обособленность и изолированность отделов, мешающая осуществлению контроля непосредственно по ходу работы. Как следствие - каждодневная непредсказуемость результата и страх срыва дедлайна.

8. Последовательная схема работы. На полный цикл прохождения материала по редакции тратилось огромное количество времени. Журналист сдавал текст редактору и ждал своей очереди на правку, потом следующая очередь - в корректуру, только после этого материал попадал к верстальщику, который вдруг обнаруживал "хвост" и возвращал материал журналисту. Интенсивность столь растянутого процесса была достаточно низкая.

Также исследование показало, что в данном издании процесс работы над номером по большей части не протоколировался, множество должностных обязанностей оказались нигде не прописаны. Это приводило к возникновению сильной зависимости качества работы от отдельных личностей. Человека, отвечающего за всю систему в целом, не существовало.

Благодаря анализу результатов данного исследования редакцией было принято решение о необходимости установки на компьютеры сотрудников редакционно-издательской системы. Выбор руководства остановился на немецкой К4. Техническую и финансовую стороны вопроса мы разобрали выше. Теперь рассмотрим, как изменились сами принципы работы коллектива.

Во-первых, все участники редакционного процесса - журналисты, редакторы, фоторедакторы, ведущие и главные редакторы, ответственные секретари, дизайнеры, верстальщики и операторы допечатной подготовки - оказались постоянно связаны в ходе работы над номером. Это дало возможность мгновенно реагировать на произведенные изменения, быть в курсе событий и наблюдать ситуацию в целом. Главными определениями принципа работы стали "прозрачность" и "управляемость".

Теперь журналист, вбивая текст в электронную систему, видит полосу целиком. Он сразу получает представление о месте статьи, ее соотношении с соседними материалами и, главное, о количестве отведенных на нее знаков. Редакционная система управления контентом дает информацию о размере текста в символах, словах, строках, а также информацию об отношении сданного текста к его запланированному объему.

В качестве текстового редактора в системе К4 используется программа "ИнКопи"" (InCopy). Она позволяет отслеживать внесенные изменения и видеть изменения самой геометрии макета (если полоса будет переверстана, журналист увидит новое размещение своего текста, сможет проверить переносы и отсутствие "хвоста"). То, что журналист видит всю полосу с иллюстрациями и соседними материалами, в том числе и вдохновляет его, тексты получаются более качественными. Это не прямое следствие, однако система подсознательно меняет отношение журналистов к сдаваемым материалам.

В системе создается некий механизм привилегий, позволяющий определить, какие пользователи в данный момент времени могут работать с элементами газетной полосы. Более того, система четко обозначает и закрепляет конкретные функции каждого сотрудника.

Значительным преимуществом системы стала возможность перехода на параллельную систему работы. Например, верстальщик теперь может делать полосу с того самого момента, как в систему попадает текст, не дожидаясь, пока его утвердит редактор и прочитает корректура. Ведь все изменения автоматически сохраняются на полосе, и пользователи, работающие со страницей, получают соответствующую информацию о переменах. Поскольку верстальщик не дожидается отчитанных и утвержденных текстов, у него не скапливается по несколько материалов одновременно. Таким образом верстка происходит с минимальной задержкой. Также в системе оказываются сразу заданы стили, что позволяет верстать быстрее и не получать неожиданных "хвостов".

Редактор, подписывающий газету в печать, может заранее просмотреть полосу и внести правку, не дожидаясь, пока ему принесут печатный вариант полосы на утверждение. РИС дает возможность просмотра всех полос газеты одновременно в виде уменьшенных копий. При этом система подскажет заранее - надо ли купить бумагу, краску для принтеров, в порядке ли сканер и копир.

Каждый из участников процесса видит на экране компьютера перечень своих еще не выполненных задач, что сводит к минимуму возможность забыть о необходимости что-либо сделать. Появляется возможность вернуться к любому промежуточному варианту верстки, отменить или просмотреть любую правку, произведенную в тексте. Также в редакции значительно сокращается расход бумаги. Снижаются затраты на технический персонал.

Доступ к материалам системы происходит в соответствии с иерархией назначенных прав доступа. То есть главный редактор может войти в текст на любом этапе, корректор только тогда, когда текст находится в корректуре и так далее. Количество этапов подготовки макета определяется редакцией самостоятельно.

Поскольку текст в системе хранится отдельно от файла верстки, это значительно облегчает процесс выкладки материалов в Интернет. Более того, существует отдельный модуль для автоматизации создания электронной версии издания.

Ну и еще один момент: участники редакционного процесса благодаря установке системы управления контентом получили возможность поиска документов в базе данных. Запросы можно выполнять как по стандартным критериям, так и по признакам, определяемым самостоятельно.

О возможностях контроля поговорим в следующей части.

Системе нужен дирижер

Говоря о внедрении в деятельность издания редакционно-издательской системы, стоит отметить, что одна ее покупка и установка вовсе не решает всех проблем предприятия. Для хорошей базы необходим хороший управленец.

В рамках проводимого нами исследования эту роль решено было отдать ответственному секретарю (выпускающему редактору) издания.

Тут стоит выделить два момента: ответственный секретарь и внедрение системы и ответственный секретарь и возможности системы. Рассмотрим их по очереди.

В ходе установки нового программного обеспечения одной из значительных проблем редакции оказалась неподготовленность сотрудников к работе с новыми технологиями, а также их нежелание менять устоявшийся принцип работы. Ответственному секретарю пришлось неоднократно объяснять журналистам преимущества систематизации, обучать их, формулировать цели.

Если говорить о работе секретаря с системой, то получается, что именно этот сотрудник в исследуемом нами издании стал наиболее полно использовать все возможности нового программного обеспечения.

Ответственный секретарь получил возможность наблюдать на экране собственного компьютера весь процесс создания газеты. В системе видно, сколько заявлено текстов на полосу и к каким из них заказано какое оформление. Эта информация дает возможность своевременно макетировать газетный лист и предупреждать журналистов о возможных "хвостах". На каждый этап работы секретарь назначает ответственных за выполнение и выставляет дедлайн. Управленцу теперь видно, во сколько текст начали создавать, на какой стадии он находится (не залежался ли в корректуре или на верстке), какой автор отвечает за материал, кто на каком этапе какую правку внес в материал. Таким образом, появились возможности контролировать как выполнение плана в целом, так и конкретного задания.

Установка системы упростила процесс передачи информационных потоков. Например, ответственному секретарю теперь нет необходимости работать с десятками редакционных папок, находящихся на разных серверах. Вся информация поступает в единую систему, и более того - сразу можно увидеть ее и качественные, и количественные характеристики.

Секретарь отслеживает на полосах, отображенных на экране компьютера, правильность выходных данных, соответствие фотографий материалам, к которым они поставлены, правильность подписей и т.д. Стало легко следить за тем, какого содержания на какой полосе не хватает, и сразу, без задержек спрашивать с должников.

Отметим важный элемент контроля, помогающий ответственному секретарю - цветовая индикация в полях документов системы. Можно видеть помеченные, например, красным тексты, которые еще не сданы журналистами (или желтым тексты, с которыми работает верстальщик). Это дает общее представление о состоянии сдачи номера и обращает внимание ответственного секретаря на слабые места.

С помощью системы ответственный секретарь стал сбалансировано использовать трудовые ресурсы - в системе видно, кто чем занят, у кого сколько времени уходит на работу, кто уже свободен и готов помочь коллеге, а кого лучше не отвлекать звонками, так как он редактирует текст.

После установки системы секретариат исследуемого издания за несколько дней работы получил точное представление о темпах работы каждого сотрудника. Более медлительным перестали давать на создание больше одного текста. Стало понятно, во сколько надо начинать подгонять конкретных журналистов. Планирование стало более точным.

РИС дает большие возможности поиска среди опубликованной информации. Любую статью можно найти, взять оттуда какую-либо цитату, или просто сделать ее копию. Также обстоит дело с фотографиями. Ответственный секретарь легко может проверить, не была ли опубликована картинка в предыдущих номерах, не был ли использован похожий заголовок и т.д.

Отметим еще один важный момент: редакционно-издательская система для ответственного секретаря не только удобный способ работы, но и мощный элемент для анализа. Она позволяет собирать посекундную информацию о движении контента и делать выводы о том, что мешает более грамотной работе редакции.

Ложка дегтя

У любого нововведения есть недостатки. Основной проблемой для редакций при внедрении редакционно-издательской системы является ее крайне высокая стоимость, оправдывающая себя только через несколько лет работы.

Цена системы зависит, в том числе, от количества включенных пользователей, от характеристик издания (периодичность, объем и т.п.) и от целей проекта (каких функций ждут от системы).

Исходя из информации, предоставленной автору статьи поставщиком программных решений для редакций, а также из бесед с техническими директорами ведущих изданий можно привести следующие усредненные данные. Цена системы К4 для производства ежедневного бумажного издания на 120 включенных пользователей составит около 200 тысяч долларов. Система Prestige, обеспечивающая не только производство, но и планирование, агрегацию новостей, архив, связь с рекламной системой, работу с "веб"-изданием, для ежедневной газеты, где 90 человек в системе, будет стоить около 250 тысяч долларов. Еженедельная районная газета, в системе которой в один момент времени будет работать не более 30 человек, сможет потратить около 60 тысяч долларов на ее установку. Ежегодные обновления версий для крупных редакций будут стоить еще около тридцати тысяч долларов.

Такая ситуация делает передовые технологии производства недоступными большинству региональных и даже столичных редакций. И дело даже не в самой цене, а в том, что многие не понимают, какие преимущества дает система, каким образом вернутся деньги, потраченные на РИС, как можно извлечь выгоду из ее установки.

Еще одной значительной проблемой является профессиональная неподготовленность журналистов, упорное нежелание коллектива менять старые, привычные принципы работы. Об этом мы уже упоминали, говоря о внедрении системы. Тут важен опытный управленец. Например, им может стать ответственный секретарь или выпускающий редактор, поскольку именно эти сотрудники в силу своих профессиональных функций работают со всеми отделами редакции и с каждым ее сотрудником в отдельности. У главного редактора не хватит на подобную миссионерскую работу времени и терпения и процесс может оказаться незавершенным.

Неумелое пользование системой и равнодушие (или некомпетентность) IT-отдела приводит к тому, что возможности системы используются далеко не в полной мере. От этого новые принципы работы перестают казаться чем-то ценным и эффективным.

Подводя итоги

Таким образом, переход на новую программу заставляет сотрудников изданий учиться работать по-новому. И дело не только в новом наборе функций, которые необходимо выполнять, чтобы выкладывать тексты в систему, но и в полной прозрачности процессов, что заставляет работников отвечать за каждое свое движение.

Согласно итогам исследования, проведенного автором статьи, суммарная экономия рабочего времени в рассматриваемой редакции после установки системы составила около 15% с перспективой к росту. Разработчики системы К4 в презентациях, проводимых на различных конференциях с их участием, называют цифру в 25%.

Внедрение системы позволяет медийной компании достичь следующих целей:

* капитализацию компании;

* достичь прозрачности управления;

* оптимизировать бизнес процессы;

* повысить эффективность деятельности сотрудников;

* облегчить проникновение газетного контента на другие платформы;

* расширить спектр выпускаемой продукции теми же ресурсами.

Переход к выпуску газеты с помощью редакционно-издательской системы укрепляет имидж редакций как инновационных компаний, использующих передовые технологии, укрепляет конкурентные преимущества. Количество технологических, рутинных операций сокращается, вследствие чего у сотрудников появляется возможность уделять больше внимания созданию качественного содержания.

В работе смещаются акценты: до постановки системы редакции работают по принципу производства содержания, после - по принципу управления содержанием. Таким образом, происходит переход от производственной системы к системе управления контентом. В глобальном масштабе это является сегодня основной задачей для традиционных печатных СМИ. Необходимо менять старую идеологию и переходить на качественно новый уровень.

Итак, будущее традиционных СМИ во многом зависит от их способности меняться и отвечать вызовам мира высоких технологий. Автоматизация и технологическая оптимизация рабочих процессов поможет не потерять, и увеличить аудиторию издания.