Н. В. МУРАВЬЕВА, доктор филологических наук

Как правильно выбирать языковые средства для делового текста, мы уже обсуждали (Русская речь. 2005. N 1. С. 69). Однако есть еще одна трудность, с которой хотя бы раз в жизни сталкивался каждый из нас. Говорят, что деловые тексты "составляют", а не "пишут". Их на самом деле складывают так же, как складывают игрушки Lego. Поэтому, чтобы справиться с любым документом, надо знать, как он устроен: из каких частей он состоит и как - где и в какой последовательности - расположить эти части. И правила эти обычно строго закреплены государственными стандартами или узаконенной традицией.

В составе любого документа есть, прежде всего, две основные части - формуляр и собственно текст. Текстовая часть передает основную информацию документа. Формуляр же играет, на первый взгляд, вспомогательную, но очень важную роль: когда мы читаем какой-либо деловой текст, формуляр помогает нам быстро и точно разобраться, при каких обстоятельствах составили этот документ.

Формуляр, в свою очередь, распадается на вводящую (начальную) и удостоверяющую (конечную) части. Получается, что формуляр - это своего рода рамка, в которую помещается собственно текст; на листе сам текст располагается между вводящей и удостоверяющей частями. Обязательные смысловые блоки, которые должны быть в формуляре той или иной деловой бумаги, называются реквизитами.

Какие реквизиты могут быть в начальной части формуляра? Обычно это наименование документа (заявление, приказ, инструкция; заметим сразу, что единственный документ, наименование которого мы не даем, - это деловое письмо) и сведения о том, кто и кому направляет данный документ (если это не частные лица, то указывается их должность, фамилия, имя и отчество, при этом имя и отчество даются только как инициалы и следуют после фамилии; если частные лица - то должности не будет; в некоторых случаях нам нужно указать контактную информацию - адрес, телефон/факс, e-mail). Иногда в начальной части формуляра мы указываем порядковый номер, дату и

стр. 48

место выхода документа, а также его тему. Удостоверяющая часть включает в себя подпись того, кто направляет документ, а в некоторых случаях - расшифровку этой подписи (имя, отчество, фамилия удостоверяющего лица; имя и отчество, как мы уже знаем, даются в виде инициалов) и должность удостоверяющего лица. Иногда дата документа находится в удостоверяющей, а не в начальной части формуляра.

Не менее важно знать, в какой последовательности и на каком месте расположить на листе необходимые реквизиты. К тому же в некоторых деловых текстах есть особые реквизиты: например, в деловых письмах нужны также сведения о том, кто является исполнителем (это человек, который готовил окончательный текст документа и с которым можно связаться, чтобы уточнить те или иные детали, поэтому указываются полностью его имя, отчество и фамилия, должность и контактный телефон).

Понятно, что все здесь зависит от того, какой конкретно документ мы составляем. Например, в служебной записке до основного текста сначала указываем сведения о том, кому и кто направляет данный документ (справа, занимая одну треть листа, выравнивая обозначения по левому краю и начиная каждый реквизит с новой строки - Генеральному директору ТД "Глобус" [с новой строки] Сидорову В. П. [с новой строки] от коммерческого директора [с новой строки] Завьяловой Н. И.). Затем пишем наименование документа (ниже, через одну строку от уже названных реквизитов, по центру листа, прописными буквами - СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА). После основного текста записки следует должность удостоверяющего лица, его подпись и расшифровка этой подписи в круглых скобках (в одну строку, начиная слева, - Коммерческий директор - подпись - (Завьялова Н. И.)). Наконец, на новой строке, начиная слева, указываем дату составления записки (22.12.04 или 22 декабря 2004 г.).

Текстовая часть документа тоже может включать разные смысловые блоки. Это введение, которое кратко обозначает ситуацию, затем - изложение или доказательство (в этой части описываются детали ситуации или доказывается необходимость чего-либо) и, наконец, - заключение, где даются выводы, просьбы, предложения и рекомендации. Кстати, в текстовую часть одного документа нельзя включать содержание другого документа, этот последний дается отдельно, как приложение (например, в письме о перспективном плане не должно быть текста самого плана).

От того, какую деловую бумагу мы пишем, выбираем необходимые смысловые блоки. Например, в заявлении или деловом письме может быть либо только третий блок (просьба или приглашение), либо второй и третий блоки (обоснование просьбы + просьба; объяснение предложения + предложение); в инструкции может быть либо

стр. 49

второй блок (описание правил использования чего-либо), либо первый и второй блок (обозначение ситуации, в которой нам необходимы те или иные правила + описание этих правил), в резюме есть только второй блок и т.д.

Но прежде чем приступить к составлению деловой бумаги, полезно задать себе следующие вопросы.

1) Что из того, что мы хотим сообщить, представляет собой основную информацию (и войдет в основной документ), а что - дополнительную (и будет составлять приложение)?

2) О чем надо написать во вводящей части основного документа (до самого текста) и как расположить эти сведения?

3) Будут ли в данном документе введение, изложение и заключение; о чем будет написано в каждой из этих частей?

4) Что надо указать в удостоверяющей части документа?

Если нам известны ответы на все эти вопросы, мы знаем, как устроен деловой текст, который нам необходимо составить.