Отчетные документы за проживание в квартире посуточно

В связи с ростом и развитием бизнеса, предпринимательства, менеджмента, маркетинга и сферы услуг растет и востребованность посуточного жилья. Например, когда человек приехал в командировку для решения рабочих вопросов или просто путешествует.

Основные правила командировок и проживания на съемной жилплощади

Во время командировок проживание и некоторые другие расходы оплачиваются работодателями. Для этого нужно в точном виде взять и приложить все бумаги, составив детальный отчет. Туда должны быть включены все ваши расходы и издержки. Потом нужно передать все эти бумаги в бухгалтерию. Если не соблюсти все условия, то придется самостоятельно оплачивать все затраты во время командировки. Мы расскажем о том, как решить юридические вопросы связанные с отчетными документами, но каждая ситуация уникальна, поэтому при необходимости нужно получить индивидуальную консультацию.

Если начальству нужно послать вас в командировку (допустим, в город Брест), нужно удостовериться, что все выполняется по закону. В Трудовом кодексе есть запреты и нюансы, например, в командировку не разрешается посылать некоторые категории людей:

• находящихся на обучении и заключивших договор об обучении, потому что командировка препятствует полноценной учебе и посещению всех занятий. Человек может ехать в командировку только после прохождения обучения;
• беременных женщин;
• несовершеннолетних, исключением являются спортсмены, художники и прочие творческие личности.

Что же должен после командировки предоставить сотрудник?

• расходы на транспорт (если в командировку ездили на личном транспорте, то нужно приложить чек с суммой на топливо, чеки с АЗС)
• затраты на питание в кассовых чеках
• траты на звонки и интернет
• чеки обо всех расходованных средствах на рабочие потребности
• билеты в поездке
• отчетные документы о проживании в квартире и суммы

Поговорим подробнее об отчетных документах за проживание в квартире и о том, как их получить.

При использовании услуг агентства по недвижимости, вы должны сохранить все квитанции, подтверждающие оплату вашего проживания, а также чеки об уплате услуг посредников. Этими документами могут быть фактические исполнения услуг. Нельзя заселяться в квартиру без заключения всех договоров и документов, даже если цена небольшая. Потому что в таком случае у вашего работодателя не будет возможности удостовериться и уточнить суммы ваших трат на проживание. В итоге бухгалтерия не сможет выплатить вам стоимость всех расходов на жилье.

В случае заселения в квартиру частного лица, вам нужно заключить с ним письменный договор, в котором будут прописаны все условия и факт проживания. В этом документе должны быть прописаны время проживания, цена, а также дополнительные условия. Чтобы составить этот договор, нужны только паспорта. Еще нужно проверить бумаги о владении данной квартирой у арендодателя и выписку о том, кто там прописан. Как правило, это не составляет проблемы, так как у собственника часто просят такие документы, и он держит их при себе. Иногда в бухгалтерии предпочитают, чтобы сотрудник оформлял от имени фирмы. Но это не обязательно. Допустимо просто иметь приказ директора, согласно которому сотрудник направлен в другой населенный пункт в командировку, а также соглашение об аренде квартиры в этом месте на все время действия приказа. Нужно собирать все возможные чеки, бумаги и прочие документы. В Налоговом кодексе нет конкретного перечня бумаг, которые будут полным подтверждением того, что оплата производилась именно за квартиру в командировке. Нужно обращать внимание на то, чтобы все было оформлено по правилам бухгалтерского учета. Благодаря этому можно вернуть максимальное количество денег и в случае необходимости доказать все. Оплату лучше производить наличными и под расписку. Такое будет принято и бухгалтерами и налоговой инспекцией. Работник должен в течение 3 рабочих дней с момента возвращения из командировки представить авансовый отчет по расходам в бухгалтерию. На основании приказа о командировке сотрудника составляется табель учета рабочего времени. Дальше руководитель и работник отдела кадров подписывают табель и отдают в бухгалтерию, где заработок начисляется. Во время командировки у работника остается средний заработок за все дни по принятому организацией графику.

Нормирование издержек на проживание

Норма совсем мала, а вот цены на жилье намного выше. Во многих городах никак не получится снять квартиру дешево, однако, например, в Бресте квартира на сутки https://brest.hata.by/rentsutki-flat/ в среднем обойдется вам в 20$. В случае если работник не может найти жилье за сумму, которая полагается ему по командировочным, у него есть возможность составить заявление на имя руководителя на нужную сумму с указанием фактической оплаты. Если есть внебюджетные средства организации и документы о снятии жилья, то работнику все возместят. Сама организация может изначально увеличить норму расходов в командировках, если есть финансовые возможности. Это нужно обязательно отразить в коллективном договоре или положении о командировках.

Проживание в служебных квартирах

У некоторых организаций есть служебное жилье в нескольких населенных пунктах, а также предприятие может снимать квартиры для сотрудников в командировках. Работодатели в таком случае напрямую оплачивают расходы и тогда отчетные документы не нужны. Благодаря наличию служебных жилых площадей можно чаще ездить в командировки по делам, можно часто ездить в одно место и устанавливать там контакты.

Снимать квартиру у частного лица — это не самый оптимальный вариант, потому что могут быть проблемы с документами, особенно в бюджетных компаниях. Но этот вариант подходит, если не получается найти другие варианты. За последнее время большое распространение получили «гостиницы в квартире». Такие можно найти везде, и у частных лиц, и в агентствах недвижимости. У этих квартир есть ряд положительных особенностей. Например, низкая стоимость, при которой можно соблюсти норму бюджета, существует множество вариантов таких квартир, можно найти максимально удобную квартиру по территориальному признаку, благодаря наличию кухни можно готовить там и сэкономить на питании, предоставление всех бумаг и расписок арендодателями.

Другие варианты проживания сотрудника в командировке

Во время командировки по работе сотрудник имеет право жить у родственников или знакомых, у которых есть своя квартира в Бресте. Договор найма или другие договора, составленные нанимателем и работником в свободной форме, может служить подтверждающим документом.

Этапы получения выплат

Существует два этапа выплаты денег за проживание. Сначала сотруднику в кассе, либо на карту перечисляется аванс. Аванс дают исходя из расчетов нормы и перед поездкой. Непосредственно после командировки будет высчитана разница, которую сотрудник должен будет либо доплатить, либо получить еще денег. Очень часто и тщательно проверяются органами и фондами авансовые отчеты. Поэтому очень важно правильно оформить документы.

Важно подойти к этому вопросу ответственно и учесть все нюансы, тогда можно будет спокойно собрать все нужные документы и без проблем сделать отчет, благодаря которому компенсируются все затраты.